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Cómo conformar equipos altamente efectivos (Primera parte)

Cómo conformar equipos altamente efectivos (Primera parte)

Demasiado a menudo, los equipos se forman simplemente mediante la conjunción de algunas personas y luego se suma la esperanza de que esa gente de alguna manera encuentre una manera de trabajar juntos. Pero los equipos son más eficaces cuando se diseñan cuidadosamente. Para diseñar, desarrollar y apoyar a un equipo altamente eficaz, utilice las siguientes pautas:

1. Establecer objetivos claros para los resultados a ser producidos por el equipo.
Las metas deben ser diseñadas de acuerdo al criterio SMART, que es un acrónimo de:

  • Specific (Específico)
  • Measurable (Mesurable)
  • Achievable (Realizable)
  • Relevant (Relevante)
  • Time-bound (De duración determinada)

Tanto como sea posible, incluir aportaciones de otros miembros de la organización en el diseño y la redacción de estas metas. Metas podrían ser, por ejemplo, “producir un informe del proyecto que incluye un plan de proyecto, programa y presupuesto para desarrollar y probar un sistema completo de gestión de rendimiento de los empleados en el próximo año”.  Escriba estas metas para una eventual comunicación y discusión con todos los miembros del equipo.

2. Establecer objetivos claros para medir la eficacia continua del equipo.

Los objetivos son aquellas acciones que en conjunto conllevan al alcance de las metas generales, también deben ser diseñados para ser SMART. Los objetivos podrían ser, por ejemplo, a) producir un borrador de un informe del proyecto durante las primeras cuatro semanas de actividades en equipo, y b) lograr la Junta de homologación del sistema de gestión del rendimiento propuesto durante las próximas cuatro semanas. Además, escriba estos objetivos para una eventual comunicación y discusión con todos los miembros del equipo.

3. Definir un mecanismo de comunicaciones claras y coherentes entre los miembros del equipo.

Los nuevos líderes a menudo asumen que todos los miembros del grupo saben lo que saben los líderes. La comunicación constante es el rasgo más importante de un grupo exitoso. Sin la comunicación, no puede ocurrir ninguno de los otros rasgos. Los grupos exitosos incluso sobre comunican, de manera que:

-Todos los miembros reciben regularmente y comprenden información similar sobre el grupo, por ejemplo, sobre el propósito, la pertenencia, la situación y los logros del grupo.
- Estas comunicaciones pueden ser entregadas a través de boletines periódicos, informes de estado, reuniones, correos electrónicos y herramientas de colaboración.

4. Definir un procedimiento para que los miembros tomen decisiones y resuelvan problemas.

Los grupos encuentran regularmente situaciones en las que deben tomar decisiones y resolver problemas de una manera muy eficaz. Con demasiada frecuencia, un grupo de discusión ampliado llega a resultar en miembros cansados ​​y frustrados y, finalmente, acaban por optar por cualquier acción en absoluto, o por la misma persona que parece expresar las opiniones más fuertes. En su lugar, los grupos exitosos:

- Documentar un procedimiento mediante el cual el grupo puede tomar decisiones y garantizar que todos los miembros son conscientes del procedimiento.
- El procedimiento puede especificar que las decisiones se toman, primero por consenso dentro de un plazo determinado y si el consenso no se logra, entonces se pasa a una mayoría de votos.

5. Desarrollar procedimientos de dotación de personal (contratación, formación, organización, en sustitución).

Con demasiada frecuencia, a los miembros del grupo se les pide a unirse al grupo y automáticamente  “ponerse el chip”. Por desgracia, este enfoque crea “chips”, más que miembros del grupo valiosos. En cambio, si los miembros del grupo van a través de un proceso sistemático algo organizado, a continuación, los nuevos miembros a menudo creen que el grupo está bien organizado y que su papel es muy valioso en el grupo. Los grupos exitosos:

- Identifican qué roles y conocimientos se necesitan en el grupo con el fin de lograr el propósito y los planes del grupo – adquirir personal de acuerdo a los planes, no las personalidades.
- Hacen que los nuevos miembros del grupo pasen por un proceso sistemático para formar parte del grupo – de esta manera entienden el propósito del grupo, su papel, sus próximos pasos y dónde obtener ayuda.

6. Determinar el número de miembros del grupo.

Considere el grado de especialización necesario para alcanzar los objetivos, incluyendo las áreas de conocimiento y habilidades. Incluya por lo menos una persona que tiene habilidades en la facilitación y gestión de reuniones. Intente incluir la diversidad suficiente de valores y perspectivas para asegurar ideas sólidas y discusión. Una consideración importante es la disponibilidad – los miembros deben tener el tiempo para asistir a todas las reuniones y llevar a cabo las tareas necesarias entre las reuniones.

7. Determinar los plazos para iniciar y terminar el equipo, si es aplicable.

Ahora considere la experiencia necesaria para lograr los objetivos del equipo, y cuánto tiempo podría tomar para reclutar y organizar esos recursos. Escriba estos tiempos para una eventual comunicación y discusión con todos los miembros del equipo.

8. Determinar el número de miembros del equipo.

¿Qué experiencia puede ser que necesite el equipo para lograr sus objetivos? Por ejemplo, una autoridad oficial para reunir y asignar recursos, o un experto en una determinada tecnología. Siempre se debe considerar si los miembros tendrán el tiempo y la energía para participar activamente en el equipo.

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